L'engagement ultime en matière de télétravail

Nos équipes travaillent souvent dans les bureaux de nos clients, en étroite collaboration avec de nombreuses divisions et entreprises. Un engagement en faveur du télétravail était indispensable pour maintenir la confiance et la collaboration, et garantir la réussite de nos projets en ces temps incertains. J'en ai donc créé un.

Ma motivation pour proposer cet engagement de télétravail lié à la COVID n'était pas entièrement altruiste. En réalité, pour être honnête, elle était à 95 % égoïste !

J'adorais travailler avec ce client. J'adorais les gens, le lieu, les installations et surtout l'équipe Kablamo. Mais les équipes projet peuvent être éphémères, surtout en période de restrictions budgétaires !

Avec la mise en place imminente du télétravail, mon idéal était menacé si nous n'étions pas pleinement impliqués et totalement transparents avec le client. J'ai donc rassemblé quelques idées pour préserver notre engagement et préparer l'équipe au télétravail à temps plein.

J'ai présenté le concept à mes collègues Ben et Andrew. Je m'attendais à des réactions négatives, mais au contraire, ils m'ont immédiatement apporté leur soutien et ont complété ma proposition :

• Nous devions prouver que nous étions au travail et non pas devant la télévision toute la journée.

• Le client devait être assuré de bénéficier du même rapport qualité-prix en télétravail qu'au bureau.

• Nous avons une ambiance de travail très conviviale et interactive au sein des équipes et nous souhaitions la préserver.

• Enfin, et surtout, nous voulions nous engager mutuellement à être pleinement investis dans notre travail. Il ne pouvait s'agir d'une décision que je prenne ; cet engagement devait être un choix collectif.

Par chance, le responsable produit de notre client a immédiatement demandé une proposition de télétravail pour Kablamo.

J'ai donc réuni le reste de l'équipe et présenté notre engagement télétravail pendant la pandémie…

FAIT (peut-être)

Il y a deux types de personnes : les gens normaux et ceux qui se trompent. Une personne saine d'esprit salue tout le monde en arrivant au travail et continue de saluer les autres à leur arrivée. En quittant le bureau, elle informe ses collègues de ses déplacements. Enfin, en fin de journée, elle dit au revoir à tout le monde.

Ne pas le faire serait tout simplement impoli. Or, nombreux sont ceux qui, dans nos entreprises, sont des personnes talentueuses qui ne saluent pas leurs collègues ni ne les préviennent de leurs absences… J'avais peur que ces personnes n'apprécient pas l'engagement que je prenais. J'ai donc été soulagée de constater que l'équipe ne s'y opposait pas. Avec le temps, j'ai même observé une évolution des comportements, au-delà de notre engagement initial.

Alors, comment avons-nous procédé ? Quel était cet engagement fantastique, efficace et en constante évolution pour le télétravail pendant la pandémie de COVID-19 ?

Il s'est articulé autour de trois axes :

• Un bureau virtuel

• Un guide de savoir-vivre

• Une promesse

Dans un premier temps, nous avons instauré un système de salutations, basé sur les bons mots et les adieux.

En utilisant les outils dont nous disposions déjà (principalement Slack, l'outil de communication d'équipe), nous y avons intégré un système nous permettant de savoir qui était présent au bureau et à quelle heure. Nous avons créé un canal Slack dédié au bureau virtuel dans l'espace de travail Slack du client. À notre arrivée, nous nous saluions. Lorsque nous devions nous absenter plus de 10 minutes, nous en informions nos collègues, et en partant, nous disions au revoir.

Ces petites actions ont engendré des changements de comportement remarquables, des mécanismes de soutien et un renforcement positif du moral d'équipe :

• Lorsque quelqu'un disait bonjour ou au revoir, tout le monde répondait par un signe de la main (avec des émojis).

• Bien que cela ne soit pas obligatoire, les gens le faisaient spontanément à leur retour d'absence.

• Annoncer qu'on allait prendre un café incitait les autres à se lever. Cela donnait aussi parfois lieu à des discussions vidéo ou audio improvisées (comme lorsqu'on allait prendre un café tous les matins au bureau).

Pour pallier ces pauses café impromptues, nous avons instauré un Zoomoffee permanent l'après-midi (qui se poursuivait généralement sur Discord au bout d'un moment !).

Pour ceux qui souhaitaient rester actifs sur Slack après le travail pour des raisons sociales, notamment sur le canal « Beer And Coffee », annoncer la fin de leur journée de travail permettait de bien marquer la transition, tant pour le client que pour l'équipe. Personnellement, c'était une transition aussi naturelle que si nous allions prendre un verre au pub.

PENSEZ DIFFÉREMMENT

Je comprends parfaitement que pour certains d'entre vous, cela rappelle le système archaïque de pointage qui nous donnait l'impression d'être des robots. Mais pour les équipes qui ont choisi de ne pas l'adopter, je vous encourage à envisager les choses différemment.

C'est une façon simple et efficace de montrer au client que vous êtes disponible. Cela permet à vos contacts clients de communiquer en toute confiance avec la direction, attestant que Kablamo est pleinement impliqué au quotidien. Bien sûr, cela permet également à votre équipe de maintenir des interactions plus informelles, comme si nous étions sur place.

L'étape suivante a consisté à instaurer une nouvelle étiquette pour ce nouvel espace de travail :

• Nous arrivions au bureau à 9 h tous les jours.

• Les conversations professionnelles privées étant moins fréquentes, les échanges professionnels étaient visibles sur les canaux de l'espace de travail du client, ce qui permettait de partager ouvertement les discussions et les décisions (on pouvait ainsi « entendre » certaines conversations, comme dans un bureau en open space).

• La ponctualité aux réunions était impérative : en télétravail, il n'y a aucune excuse pour être en retard (cependant, les « coupures internet » sont devenues les nouveaux « embouteillages »). Nous avons commencé toutes les cérémonies et réunions avec la caméra allumée (elle pouvait être désactivée en cours de réunion pour économiser de la bande passante), et nous avons utilisé des casques pour une meilleure clarté des appels.

Presque toutes les règles de bonne conduite en télétravail ont été proposées par l'équipe, et nombre d'entre elles ont bousculé les habitudes de chacun : certains ont dû commencer plus tôt, nous avons eu tendance à saturer Slack de discussions (certes, pertinentes), beaucoup ont dû composer avec une connexion internet déplorable, la plupart ont dû investir dans du nouveau matériel, et personne n'aime se voir à l'écran !

Mais, comme toujours, les choses ont évolué au-delà de cet engagement initial. Le changement le plus significatif a été le nombre de personnes arrivant en avance aux réunions pour pouvoir échanger avec les autres membres de l'équipe.

Enfin, la promesse. Le plus important : nous nous étions engagés à tout mettre en œuvre pour résoudre tout problème, que ce soit pour nous ou pour le client.

FIGJAM (F* Je vais bien, demandez-moi)

J'ai eu la chance d'avoir cette idée d'engagement le jour même où elle a été demandée. En quelques heures seulement, l'équipe a élaboré et validé notre engagement, l'a présenté au client, puis nous avons tous été renvoyés chez nous.

J'étais ravi de la rapidité et de l'efficacité avec lesquelles le plan s'est mis en place, et le client aussi. Cerise sur le gâteau : le client a adopté NOTRE engagement à la lettre !

C'est le moment idéal pour faire le point sur l'engagement de votre équipe en matière de télétravail et vérifier s'il est toujours efficace (si tant est qu'il le soit ; j'ai entendu des histoires effrayantes !). Prenez des engagements supplémentaires pour combler les lacunes qui se créeraient naturellement au bureau.

Et si votre engagement a fait défaut, encouragez les échanges informels au quotidien.

En résumé, nous voulons nous assurer de passer un bon moment, de nous soutenir mutuellement et que le client comprenne notre engagement envers son entreprise.